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通称日本版SOX法の施行を目前に、多くの企業が対策を講じ始めている。だが、ビジネス効率を犠牲にすることなく内部統制に対応するためには、日々の業務で発生する情報を迅速に流通させながらチェックするとともに、監査役が容易にそれらのデータにアクセスできるような基盤を整える必要がある。本稿では、サイボウズ プロダクト本部 プロダクトマネジャー兼マーケティングディレクターの野水克也氏の講演を基に、サイボウズが提案するワークフロー管理ソリューションの概要を紹介する。

ワークフロー管理で内部統制とビジネス効率を両立させる

　内部統制とビジネス効率をいかに両立させるか──。2008年に施行が予定されている通称日本版SOX法を目前に、多くの企業が抱えている課題である。“規制”を強化すれば一般に業務の効率化を著しく阻害すると考えられ、一方で業務の効率性を高めようと思えば、統制がなおざりになってしまうからだ。

　そうしたなか、ワークフローを管理することで、内部統制の確立とビジネス効率を両立させることができると主張するのがサイボウズだ。同社プロダクト本部 プロダクトマネジャー兼マーケティングディレクターの野水克也氏は、「内部統制とは、業務プロセス最適化への活動であり、ひたすら業務を制動させることではない。業務の効率性を高めるための“アクセル”を踏みつつ、コンプライアンス対応のための“ブレーキ”も用意しておくことで、ビジネス効率を犠牲にすることなく内部統制を行うことができるのだ」と説明する。

　内部統制活動は、主に経営者、管理者、担当者の3層で経営管理のPCDAサイクルを回すことによって実施される。その基盤として重要な役割を果たすのが、円滑な情報伝達や共有を可能にするITツールだ。

情報を早く流通させることで最良の統制環境を作る

　そこで、サイボウズが提供するのが「サイボウズ ワークフロー for ガルーン 2」だ。情報をできるだけ早く流通させることが、最良の統制環境であるというコンセプトのもとに開発された同製品では、未処理の申請といった処理や閲覧が必要な情報が自動的に各社員の情報ポータル画面に表示されるため、情報を取りに行く手間は必要ない。

　また、豊富なテンプレートによって、マウス・クリックのみで企業独自のワークフローを構築／変更することができるため、システム構築のコストを低く抑えることができる。さらに、携帯電話にも対応しているため、管理者が外出先からでも承認を行うことができ、情報流通の速度を上げることが可能だ。

　例えば、事業戦略を基に管理者が販売計画を作成し、担当者が日々の営業活動で顧客からの値引き依頼に応じながら受注額を積み上げていくというシナリオを考えた場合、サイボウズ ワークフロー for ガルーン 2を使えば、営業活動の妥当性をワークフローという情報共有の“場”で関係者がお互いにチェックすることができる。値引き申請を一括して上司が行うことでリスクを回避したり、権限委譲された監査役がワークフロー内のデータやログにアクセスして監査することも可能だ。つまり、内部統制への対応によって業務プロセス内の確認／承認作業が増えたとしても、ワークフローに沿った情報共有を効率的に行うことで、ビジネス効率を犠牲にする必要はないわけだ。

　国内で200万ユーザーの実績を誇るサイボウズ。内部統制の確立とビジネス効率の向上を両立させようとするCIOを強力にバックアップすることだろう。■